Dostęp do zasobów archiwalnych - KWP w Kielcach

Zasób archiwalny

               Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Kielcach posiada w swoim zasobie dokumentację stanowiącą zespół zamknięty Komendy Wojewódzkiej MO i Wojewódzkiego Urzędu Spraw Wewnętrznych w Kielcach z lat 1955-1990 oraz zespół otwarty Komendy Wojewódzkiej Policji w Kielcach oraz jednostek organizacyjnych Policji:

1. Centralnego Biura Śledczego Policji Zarząd w Kielcach,
2. Centralnego Biura Zwalczania Cyberprzestępczości Zarząd w Kielcach,
3. Samodzielnego Pododdziału Kontrterrorystycznego Policji w Kielcach,
4. Oddziału Prewencji Policji w Kielcach.

Zasób archiwalny stanowią:

• materiały archiwalne kategorii „A” – mające znaczenie jako źródło o wartości historycznej, które przechowywane są wieczyście i nie podlegają brakowaniu,
• dokumentacja niearchiwalna kategorii „B” – o czasowym praktycznym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.

Dokumenty wytworzone w latach 1944-1954 przez Komendę Wojewódzką MO w Kielcach
i Wojewódzki Urząd Spraw Wewnętrznych w Kielcach zostały przekazane do Instytutu Pamięci Narodowej Delegatury w Kielcach.

Formy wnioskowania:

Wniosek skierowany do Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Kielcach powinien mieć postać sformalizowaną i może zostać złożony:

  a)  w tradycyjnej formie pisemnej,

   - listownie na adres: Wydział  Bezpieczeństwa Informacji Komendy Wojewódzkiej Policji w Kielcach, ul. Seminaryjska 12, 25-372 Kielce,

  - osobiście – na biurze przepustek Komendy Wojewódzkiej  Policji w Kielcach,

• ul. Seminaryjska 12, 25-372 Kielce, w godz. 7:30 - 15:30,
• ul. Kusocińskiego 51, 25-045 Kielce, w godz. 7:30 - 15:30.

  b)  na numer faksu: +48 47 802 2045.

  c) w formie elektronicznej – wymagania oraz szczegółowe informacje zawarto w zakładce E-doręczenia/Elektroniczna Skrzynka Podawcza na stronie BIP Komendy Wojewódzkiej Policji w Kielcach.

WAŻNE!

Szczegółowe informacje w zakresie przyjmowania i obsługi dokumentów elektronicznych znajdują się w zakładce E-doręczenia/Elektroniczna Skrzynka Podawcza na stronie BIP Komendy Wojewódzkiej Policji w Kielcach.

Zgodnie z art. 63 § 3a Kpa podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:

1. być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo   podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej,
2.  zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym
    w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru,
3.  zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Podanie podlega ocenie organu administracji publicznej, który po sprawdzeniu jego kompletności oraz właściwej formy, bada uprawnienie wnioskodawcy do uzyskania żądanego zakresu danych. Jeżeli wynik sprawdzenia będzie pozytywny, dane podlegają udostępnieniu. Odpowiedź organu, podobnie jak zapytanie, może zostać udzielona zarówno w formie pisemnej, jak i w formie dokumentu elektronicznego. Decydujące w tym zakresie pozostaje żądanie wnioskodawcy.

Wymogi formalne wniosku.

Zgodnie z art. 63 § 2 Kpa, podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

Na zasadach określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011r.w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, materiały archiwalne pozostające w zasobie Głównego Archiwum Policji udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zawierającego

            - imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,

-  nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały - jeżeli zgłoszenie składa osoba  prawna     lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,

-  wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą (zasadnym jest wskazanie cenzury czasowej, zasięgu terytorialnego),

   -  określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych (w przypadku udostępnienia dla celów naukowo-badawczych zasadnym jest dołączenie do zgłoszenia zaświadczenia
       z uczelni oraz wskazanie tematu i zakresu pracy naukowej,

       - proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych,

       -  upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mowa w pkt 1 i 2.

Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania (art. 64 § 1 Kpa). Jeżeli podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania (art. 64 § 2 Kpa).

Zasady udostępniania zgromadzonego zasobu Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Kielcach.

Udostępnianie akt:

- zawierających informacje niejawne – następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych;

- zawierających dane osobowe – następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;

- zawierających informacje publiczne – następuje zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej.

Zaświadczenia.

Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Kielcach wydaje zaświadczenia na podstawie posiadanej dokumentacji, zgodnie z działem VII Kpa.

 Podstawy prawne.

1. ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (tj. Dz. U. z  2025 r., poz. 1209),

2. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia
    dyrektywy 95/46/WE – dalej jako RODO,

3. ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2019 r., poz. 1781),

4. ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2023 r., poz. 1206),

5. ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tj. Dz. U. z 2022 r., poz. 902),

6. ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2025 r., poz. 1691),

7. ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach  (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.),

8. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. z 2011r. Nr 196 poz.1161),

9. zarządzenie nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań

    w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP Nr 16, poz. 95 z późn. zm.).

Ograniczenia stosowania przepisów RODO.

Do przetwarzania danych osobowych w zakresie działalności archiwalnej, na podstawie art. 22b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ogranicza się stosowanie RODO:

 -  art. 16 – prawo do sprostowania danych – w ten sposób, że administrator danych przyjmie od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne,

 -  art. 18 ust. 1 lit. a i b – prawo do ograniczenia przetwarzania – w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach,  
    także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.

Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 – prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – następuje
w zakresie,w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.

Klauzula informacyjna – art. 13 RODO.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L Nr 119,
str. 1, z późn. zm., dalej RODO):

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Komendant Wojewódzki Policji
   w Kielcach (KWP) z siedzibą przy ulicy Seminaryjskiej 12, 25-372 Kielce. KWP wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych(IOD), który sprawuje nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Kielcach.
2. Nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Kielcach sprawuje inspektor ochrony danych osobowych:

Agnieszka Czerwińska

adres: ul. Seminaryjska 12, 25-372 Kielce,

e-mail: iod.kwp@ki.policja.gov.pl

3. Cel i okres przetwarzania danych osobowych w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Kielcach.

W KWP w Kielcach dane osobowe przetwarza się wyłącznie w konkretnych, wyraźnych
i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarza ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Okres przetwarzania danych osobowych wynika bezpośrednio z przepisów prawa, jest adekwatny do celów. Informacje o zbiorach danych osobowych, w tym:

• celach przetwarzania,
• podstawach prawnych przetwarzania,
• osobach, których dane są przetwarzane,
• odbiorcach danych, okresach przechowywania 

           zamieszczono zgodnie z właściwością komórek organizacyjnych KWP w Kielcach.

4. Odbiorcy danych osobowych.

W rozumieniu RODO odbiorcami danych osobowych nie są organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe

w ramach konkretnego postępowania zgodniez prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego. Dane osobowe nie są udostępniane podmiotom innym niż upoważnione na podstawie przepisów prawa.

5. Osobom, których dane są przetwarzane zgodnie z RODO przysługuje:

• prawo dostępu do własnych danych osobowych,
• prawo do żądania od administratora sprostowania, uzupełnienia, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania własnych danych osobowych, a także wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania – w sytuacjach przewidzianych prawem,
• prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie własnych danych osobowych w dowolnym momencie
  bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na postawie zgody przed jej cofnięciem,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

6. Przy przetwarzaniu danych osobowych w trybie RODO nie występuje zautomatyzowane podejmowanie decyzji       
   o przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowanie.
7. Ograniczenia stosowania RODO:

Do przetwarzania danych osobowych w zakresie działalności archiwalnej, na podstawie art. 22b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r., poz. 164) ogranicza
się stosowanie RODO:

• art. 16 – prawo do sprostowania danych – w ten sposób, że administrator danych przyjmie od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne,
• art. 18 ust. 1 lit. a i b – prawo do ograniczenia przetwarzania – w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach,     
  także w przypadku pierwotnego zbierania danych  w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.

Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 – prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.

Wzór zgłoszenia-wniosku o udostępnienie materiałów ze zgromadzonego zasobu Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w  Kielcach – wniosek.